MobileMate – Case study

 
 
 

In en om de fabriek van Scania in Zwolle zijn meer dan 1.500 nooduitgangen, technische ruimtes, en blusmiddelen aanwezig. Om de veiligheid te waarborgen, wordt elk item maandelijks geïnspecteerd door de beveiligers. Door het toepassen van OmniMove Mobile Forms in combinatie met de robuuste Motion F5v tablet pc is dit proces geoptimaliseerd. “De mobiele controles zorgen voor tijdwinst, maar voor ons is het belangrijkste dat de mobiele oplossing de veiligheid vergroot”, aldus Mike van der Hulst, security manager.

Mobiele controles

Vroeger: Tijdrovende manuele klus

In de oude situatie moesten de medewerkers van Scania maandelijks elk van de ruim 1500 bedrijfshulpverlening(BHV)-objecten inspecteren. Dat gebeurde met pen en papier. “We kunnen het ons nu niet meer voorstellen, maar de medewerker moest daarbij een pak A3-formaat papier van 75 vellen doorworstelen”, vertelt Van der Hulst.

Het terrein van Scania is opgedeeld in 75 segmenten die elk gemiddeld 20 BHV-items zoals brandslangen, nooduitgangen, haspels, rookmelders en blusdekens bevatten. Bij het inspecteren van deze objecten, werden mankementen en opmerkingen met pen vastgelegd op het papier van het betreffende segment. Eenmaal klaar met de inspectieronde, werden de opmerkingen in Excel verwerkt. Daarna kon pas worden begonnen met het aansturen van de medewerkers die mankementen moesten verhelpen. Van der Hulst: “Het kwam voor dat we daar nog niet mee klaar waren als de volgende inspectieronde moest worden gelopen.”

 

Nu: alles meteen digitaal verwerkt

Dankzij MobileForms, de mobiele oplossing van OmniMove, is dit verleden tijd. Constateringen als een versperde nooduitgang, een exit-bord waarvan de verlichting het niet doet of een niet op tijd gekeurd blusmiddel, worden dankzij de tool meteen en ter plaatse digitaal verwerkt.

Alles wat voorheen op papier stond, is in Mobile Forms verwerkt. Een opmerking kan direct aan een object worden gehangen door deze te selecteren uit een pull-down menu. Als de juiste opmerking daarin niet te vinden is, kan die met behulp van onder andere de handschriftherkenning van de Motion F5v worden toegevoegd.

De verantwoordelijke collega’s worden door de applicatie geheel automatisch op de hoogte gebracht van de vastgelegde opmerkingen. Zo kunnen ze direct aan de slag om de veiligheid te vergroten. “Het is een kwestie van één druk op de knop en dan weten de juiste personen meteen wat ze moeten doen.”

Vanzelfsprekend bespaart de mobiele oplossing de medewerkers veel tijd doordat de verwerking van de papieren niet meer nodig is. “Maar het belangrijkste is dat de mobiele oplossing de veiligheid vergroot”, aldus de security manager. “In plaats van vier weken later kan er direct wat aan een versperde nooduitgang worden gedaan.” 

 

OmniMove Mobile Solutions

De applicatie werd door Van der Hulst zelf ingericht. Dat gebeurde op basis van MobileForms van OmniMove Mobile Solutions. “Elke papieren lijst kun je met MobileForms eenvoudig digitaliseren”, vertelt directeur Joost Reitsma van OmniMove. “De kracht is de eenvoud: elke gebruiker kan met MobileForms een formulier maken.”

Daarnaast is MobileForms laagdrempelig; de toepassing is web based, maar kan ook offline worden gebruikt. Na synchronisatie wordt de data bewaard ‘in the cloud’. Daardoor zijn de gemaakte vragenlijsten en rapportages altijd en overal beschikbaar.

Met MobileForms reikt OmniMove de gebruiker een tool aan waarmee de mobiele werker zelf een applicatie kan ontwikkelen, waardoor de kosten beheersbaar blijven. Gevolg is een snelle return on investment. “Mobiel werken komt binnen handbereik”, aldus Reitsma. “En daarbij kan de gebruiker zoveel processen automatiseren als wenselijk is, in tegenstelling tot de traditionele mobiele oplossingen die vaak heel sterk op één proces gebaseerd zijn.”

 

Hardware

Aanvankelijk had Van der Hulst het idee om de medewerkers met een PDA uit te rusten, maar gedurende het inrichten van de software werd duidelijk dat dat niet zou lukken. “Het beeldscherm van een PDA is te klein, net als de knoppen”, vertelt Van der Hulst. “Door de iPad kwam ik op het idee een tablet te gaan gebruiken, maar die is niet robuust en is dus niet geschikt voor wat wij ermee doen.”

controle tablet

De Motion F5v was een voor de hand liggende keuze. “De tablet is robuust en kan tegen een stootje en een regenbui. Bovendien is de Motion praktisch en heeft hij een scherm dat ook bij fel zonlicht leesbaar is. Dat is belangrijk bij het inspecteren van het buitenterrein.”

De geïntegreerde UMTS-module van de Motion zorgt voor de verbinding met de servers van OmniMove waarop de gegevens worden opgeslagen. Met de geïntegreerde camera worden indien nodig bevindingen vastgelegd.

 

DatAction

OmniMove en Van der Hulst kwamen in de zoektocht naar een robuust toestel terecht bij DatAction. “We zochten de beste combinatie van hard- en software”, aldus Reitsma. “Dat is uiteindelijk een combinatie van de Motion F5v en MobileForms geworden. De Motion F5v is een uitstekend product dat, aangevuld met de sterke service-organisatie van DatAction, een sterke combinatie betekent.”